Fra 14 dager til 20 minutter per ny kunde

Utfordringen

Tallgruppen tok inn mellom 30 og 50 nye kunder hver måned. Hver av dem begynte med et skjema på åtte sider som kunden fylte ut for hånd, ofte feil, og som en rådgiver deretter skrev inn i tre forskjellige systemer.

Oppdragsavtalen gikk på e-post som PDF, ble skrevet ut, signert, skannet og sendt tilbake. Median tid fra første kontakt til signert avtale var fjorten dager. Noen avtaler kom aldri tilbake.

Hvitvaskingsloven krever at byrået kjenner kundens eiere og roller. Det ble gjort ved å slå opp manuelt i tre offentlige registre og lime inn skjermbilder i kundemappen.

Løsningen

Rådgiveren taster organisasjonsnummeret i Tallgruppens eget kundesystem. Ett kall til Oppslag henter navn, adresse, bransje, roller, signaturrett og reelle rettighetshavere, og fyller ut kundekortet. Kunden retter det som er feil i stedet for å skrive alt.

Oppdragsavtalen genereres fra kundekortet og sendes til signering på eID-nivå til den eller de som har signaturrett ifølge registeret. Avtalen kommer tilbake som PDF med signaturbevis og arkiveres automatisk.

Webhooken virksomhet.roller_endret oppdaterer kundekortet når styret eller daglig leder byttes, slik at kundekontrollen holder seg fersk uten årlig gjennomgang.

Faktura brukes til å sende byråets egne honorarfakturaer som EHF til kunder som kan motta det, og som PDF på e-post til resten.

Resultatet

Median tid fra første kontakt til signert oppdragsavtale gikk fra fjorten dager til tjue minutter. Andelen avtaler som aldri kom tilbake gikk fra 8 prosent til under 1.

Byrået anslår 1 100 sparte timer i året bare på registrering, og revisor godkjente den nye kundekontrollen uten merknader.

Teknisk

Kundesystemet er skrevet i .NET og bruker Spires .NET-SDK. Integrasjonen tok to utviklere tre uker, inkludert signeringsflyt og webhook-mottak. Tallgruppen er på Skala-planen med omtrent 180 000 kall i måneden.